สแกนเอกสารเป็นดิจิตอลทำไม และเทคโนโลยีสแกน 4.0 คืออะไร

องค์กรที่ลงทุนในระบบสแกนร้อยละ 60 สามารถคืนทุน (ROI) ได้ภายใน 12 เดือน องค์กรจะเลือกเทคโนโลยีสแกน 2.0 3.0 หรือ 4.0 ต่างกันอย่างไร เลือกเทคโนโลยีระดับไหนดี

ลงทุนในระบบสแกนเอกสารคืนทุน (ROI) ได้ภายใน 12 เดือน

องค์กรที่ลงทุนในระบบสแกนเอกสาร (Document Capture Solution) ร้อยละ 60 สามารถคืนทุน (ROI) ได้ภายใน 12 เดือน และร้อยละ 77 สามารถคืนทุน (ROI) ได้ภายใน 18 เดือน เป็นข้อมูลจากรายงาน “Paper Wars 2014 – Update from the Battlefield” โดย Association of Information and Image Management (AIIM)

ประโยชน์ของการใช้ระบบสแกนเอกสารในองค์กร

  1. หมดปัญเอกสารกองเต็มออฟฟิศ หาย หาไม่พบ
  2. ลดค่าใช้จ่ายในการเก็บเอกสารกระดาษที่มีการสำเนาซ้ำซ้อน ลดค่าใช้จ่ายพื้นที่จัดเก็บกระดาษ
  3. ลดค่าใช้จ่ายในการพิมพ์และใช้กระดาษ
  4. ลดค่าใช้จ่ายในการการจัดการเอกสารกระดาษ เช่น การส่งเอกสารภายใน การค้นหาเอกสาร การจัดการจัดเก็บ
  5. ลดค่าใช้จ่ายแรงงานในการจัดการเอกสาร สามารถเปลี่ยนไปทำงานที่สร้างมูลเพิ่มให้กับองค์กรมากยิ่งขึ้น
  6. เพิ่มความเร็วและช่วยทำให้กระบวนการทำงานสั้นลง โดยทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลและเอกสารได้อย่างรวดเร็วทุกที่ทุกเวลา
  7. เพิ่มความพึงพอใจให้กับลูกค้าและคู่ค้า จากการมีข้อมูลที่ถูกต้องรวดเร็วให้บริการลูกค้าและคู่ค้า
  8. ลดความผิดพลาดในกระบวนการทำงานให้เหลือน้อยที่สุด
  9. รักษาความปลอดภัย การเข้าถึงข้อมูลตามสิทธิ์ที่ได้รับ
  10. เป็นพื้นฐานในการพัฒนากระบวนการทำงานแบบดิจิตอล หรือ Paperless ต่อไป

ระบบสแกนเอกสาร (Document Scanning and Capture Solutions) คืออะไร

คือ ระบบที่ช่วยเปลี่ยนกระดาษเป็น Digital Content ช่วยแยกประเภท จัดเรียง และนำข้อมูลสำคัญบนเอกสารมาสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับองค์กร ในไปใช้ในกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) ในกระบวนการสแกนเอกสารจะประกอบด้วย 4 กระบวนการหลัก

กระบวนการสแกนเอกสาร 

  1. Capture คือ ขั้นตอนการเปลี่ยนเอกสารเป็นภาพดิจิตอล เช่น การสแกนเอกสารได้สแกนเนอร์ การถ่ายภาพเอกสารด้วยมือถือ และ การใช้เครื่องมัลติฟังก์ชั่นสแกนเอกสาร เป็นต้น
  2. Classification/Extract/Index คือ ขั้นตอนที่นำภาพเอกสารมาแยกประเภทเอกสาร (Classification) การแปลงภาพเอกสารให้เป็นข้อมูล (Extract) และการทำการบันทึกข้อมูลดัชนี (Index) ของเอกสาร
  3. Validate คือ ขั้นตอนการตรวจสอบเอกสารว่ามีการแยกประเภท ดึงข้อมูล และจัดทำดัชนี ถูกต้องหรือไม่ก่อนที่จะส่งไปจัดเก็บในระบบเป้าหมาย
  4. Deliver คือ ขั้นตอนการส่งไฟล์เอกสารและข้อมูลไปยังระบบเป้าหมาย เช่น ระบบจัดการเอกสาร ระบบเวิร์กโฟลว์ ระบบ ERP และ ระบบ CRM เป็นต้น เพื่อสร้าง Digital Business Process

การเลือกโซลูชั่นในการสแกนเอกสารเลือกอย่างไร

โซลูชั่นในการสแกนเอกสารมีเทคโนโลยีหลายระดับ แต่ไม่ว่าจะเป็นเทคโนโลยีระดับใดก็ยังอยู่ใน 4 ขั้นตอนกระบวนการสแกนเอกสาร Capture >> Classification/Extract/Index >> Validate >> Deliver เราสามารถแบ่งระดับเทคโนโลยีสแกนให้เข้าใจง่ายๆ ได้ 3 ระดับ

เทคโนโลยีสแกน 2.0 คือ การสแกนโดยใช้ซอฟต์แวร์เข้ามาช่วยโดยมีคนเป็นผู้ดำเนินการ คนเป็นผู้ทำการแยกประเภท ทำดัชนี ตรวจสอบ โดยมีซอฟต์แวร์เป็นเครื่องมือ

เทคโนโลยีสแกน 3.0 คือ การสแกนโดยใช้ซอฟต์แวร์มาทำการแยกประเภท ทำดัชนี โดยใช้เทคโนโลยีด้าน OCR และ Dynamic Form Processing เข้ามาทำงานตามเงื่อนไข (Rule) ที่กำหนดไว้ รวมทั้งสามารถกำหนดให้ส่งข้อมูลไปยังระบบเป้าหมายได้โดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องตรวจสอบตามเงื่อนไขความถูกต้องที่ตั้งไว้ ในเทคโนโลยี 3.0 จะใช้คนในกระบวนการสแกนน้อยลง แต่ยังต้องใช้คนในการตั้งเงื่อนไขหรือกฏในระบบเพื่อให้ซอฟต์แวร์ทำงาน

เทคโนโลยีสแกน 4.0 คือ การสแกนโดยใช้ซอฟต์แวร์ที่ซอฟต์แวร์เรียนรู้ได้ด้วยตนเอง คือ มีการนำปัญญาประดิษฐ์ (AI) เข้ามาทำการเรียนรู้แบ่งแยกประเภทดึงข้อมูลตรวจสอบและตัดสินใจแทนคน ตาม Model ที่ได้กำหนดไว้ มีความสามารถในการเรียนรู้ข้อมูลใหม่ ประเภทเอกสารใหม่ หาความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลได้เอง ซึ่งจะเข้ามาช่วยให้เราสามารถใช้ข้อมูลในเอกสารที่สแกน และสร้างกระบวนการทางธุรกิจที่ฉลาดได้อย่างรวดเร็ว

จะเลือกเทคโนโลยีระดับใดองค์กรต้องพิจารณาจากสภาพแวดล้อมขององค์กร การนำไปใช้ประโยชน์ ความคุ้มค่าในการลงทุน แต่อย่างไรก็ตาม สุดท้ายในอนาคตองค์กรต้องพัฒนาไปจนถึงเทคโนโลยีสแกน 4.0 ดังนั้น การเลือกลงทุนในซอฟต์แวร์สแกนต้องพิจารณาด้วยว่าโซลูชั่นที่เลือกสามารถขยายความสามารถสู่เทคโนโลยีสแกน 4.0 ได้หรือไม่

inFlex Capture power by ABBYY เทคโนโลยีสแกน 4.0 Automate document classifying, sorting and capturing data solutions

ขอคำปรึกษาและแนะนำเทคโนโลยีสแกนเอกสารกับผู้เชี่ยวชาญของเรา

ติดต่อผู้เชี่ยวชาญ