Electronic Records Management (ERM)? คืออะไร

ก่อนจะเข้าใจ ERM เราต้องเข้าใจก่อนว่า RM หรือ Record Management คืออะไร?

RM คือ การจัดการอันมีประสิทธิภาพและเป็นระบบเพื่อควบคุมการสร้าง การรับ การเก็บรักษา การนำไปใช้งาน ของ Record รวมถึงกระบวนการ Capture และ รักษา หลักฐาน และ ข้อมูล เกี่ยวกับกิจกรรมทางธุรกิจและธุรกรรม (Transactions)

แล้วบันทึก (Record) คืออะไร?

Record คือข้อมูลที่ถูกสร้างขึ้น ข้อมูลที่ได้รับและถูกรักษาไว้เป็นหลักฐาน และข้อมูลขององค์กรหรือบุคคลที่ต้องดำเนินการและมีความรับผิดชอบตามกฎหมาย

ปัจจุบันข้อมูลสำคัญขององค์กรนั้นอยู่ในรูปแบบไฟล์ หรือ อิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้นเราจึงเรียกว่า Electronic Records Management

ผมขอสรุปสั้นๆ จำง่ายว่า 

ERM คือ การบริการจัดการควบคุมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ

พอเริ่มเข้าใจนิยามแล้วเราคงสงสัยต่อว่า เอกสารอิเล็กทรอนิกส์อะไรถือว่าเป็น Record ที่มีความสำคัญที่องค์กรต้องบริการจัดการอย่างเป็นระบบ และ Record ต่างจาก Document อย่างไร

คำตอบ คือ Document เป็น ไฟล์เอกสารทั่วไปในองค์กรที่สามารถแก้ไขปรับปรุงได้ แต่ Record คือเอกสารที่มีสถานะเป็นบันทึกที่ไม่มีการแก้ไขแล้วและมีความสำคัญกับองค์กร เช่น มีความรับผิดชอบทางกฏหมาย หรือ มีความสำคัญกับพันธกิจขององค์กร เป็นต้น

ตัวอย่าง ไฟล์ร่างสัญญา ถือว่าเป็น Document แต่ไฟล์สัญญาที่ลงนามแล้ว ถือว่าเป็น Record

มาตรฐานสากลในการจัดการ ERM มีอะไรบ้าง?

  • ISO 15489
  • MoReq2
  • US DOD 5015.2

บทความหน้าผมจะมาเขียนอธิบายมาตรฐาน DOD 5015.2

B Circle ให้บริการให้คำปรึกษาและวางระบบ Electronic Records Management ตามมาตรฐาน DOD 5015.2 บน Alfresco Platform ด้วยประสบการณ์ในการทำระบบ Automate ERM ให้กับหน่วยงานภาครัฐของไทย

 

ข้อมูลอ้างอิง

https://www.aiim.org/What-is-Electronic-Records-Management#