Top 3 Paperless Solutions

3 โซลูชั่นที่ช่วยสร้างองค์กรไร้กระดาษ (Paperless Organization) เปลี่ยนกระบวนการทำงานสู่ดิจิตอลทั้งกระบวนการ

  1. การสแกนเอกสาร (Document Scanning) ช่วยลดการทำสำเนาและทำงานบนกระดาษ เปลี่ยนการทำงานจากกระดาษเป็นการใช้ Digital File
  2. ระบบบริหารจัดการเอกสาร (Document Management) ช่วยในการจัดการ จัดเก็บ ควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง รักษาความปลอดภัย และการทำงานร่วมกัน
  3. ระบบ E-form และ Workflow Automation กำจัดกระดาษที่ต้นทางโดยการเปลี่ยนจาก Paper Forms เป็น Electronic Forms และปรับปรุงกระบวนทางธุรกิจให้รวดเร็วและคล่องตัว

การเปลี่ยนกระบวนการทำงานจากการใช้กระดาษในทุกขั้นตอนให้กลายเป็นองค์กรไร้กระดาษที่กระบวนการทำงานเป็น Digital ทั้งกระบวนการ เป็นการพัฒนาอย่างเป็นขั้นตอนและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวไม่สามารถเกิดขึ้นได้ในระยะเวลาอันสั้นและไม่ใช่แค่การซื้อ Software

องค์กรสามารถเริ่มจากการปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารจัดการเอกสารและกระบวนการทำงาน เพื่อหาวิธีการในการลดและกำจัดกระดาษออกจากกระบวนการทำงาน

องค์กรสามารถเริ่มที่พื้นฐานก่อน คือ การจัดเก็บและบริหารจัดการเอกสาร การถ่ายสำเนา การจัดเก็บ และการแจกจ่ายเอกสาร โดยนำระบบสแกนเอกสารและระบบบริหารจัดการเอกสารเข้ามาช่วยในการลดกระดาษ เป็นต้น

ขั้นตอนต่อไปองค์กรทำการวิเคราะห์กระบวนการทำงานว่ากระบวนการใดที่ใช้กระดาษในการทำงานมากสร้างความยุ่งยากและปัญหาให้กับพนักงานมากที่สุด เช่น เจ้าหนี้การค้า (accounts payable) ระบบเอกสารงานคุณภาพ (ISO) และ งานบุคคล (Human resource) เป็นต้น ในแต่ละองค์กรจะมี Core Process ที่แตกต่างกันการปรับปรุงควรเริ่มจากกระบวนการที่สร้างความสูญเสียมากที่สุดก่อน

เลือกขั้นตอนที่จะนำมาปรับปรุง กำหนดเป้าหมาย และแผนการทำงาน จากนั้นเริ่ม implement Paperless Solutions อย่างต่อเนื่องเพื่อสร้าง Paperless Organization

เขียนโดย น็อต ณัฐพล
(Consult Director)