Alfresco Content Services ยุคใหม่ของ ECM

สิ่งที่เปลี่ยนแปลงใน Alfresco Version 6 และเป็นยุคใหม่ของ Enteprise Content Management 1. Alfresco ECM เปลี่ยนชื่อเรียกเป็น Alfresco Content Services (ACS) และมี 2 Edition คือ Community Edition และ Enterprise Edition 2. Version ปัจจุบันของ Community Edition คือ 201901 GA และ Enterprise คือ 6.1 (B Circle ให้บริการทั้ง 2 Edition) 3. Alfresco Community จะเน้นการ Deploy แบบ Container “deployed via docker-compose or Kubernetes contains” […]

ประโยชน์ของการสแกนเอกสารเป็นดิจิตอลไฟล์

การจัดการเอกสาร (Document Management) มีส่วนสำคัญในการเพิ่มประสิทธิผล (Productive) และลดต้นทุนของบริษัท ผลการสำรวจเมื่อปี 2012 แสดงให้เห็นว่าการทำงานของพนักงานสูญเสียประสิทธิภาพ 21.3% เนื่องจากการทำงานที่ใช้งานกระดาษ (paper-based) เป็นความท้าทายที่ธุรกิจต้องจัดการ “ในประเทศไทยจะสูญเสียประสิทธิภาพขนาดไหน ไปที่ไหนก็เห็นเอกสารกองเต็มสำนักงานไปหมด โดยเฉพาะหน่วยงานภาครัฐ” การเปลี่ยนเอกสารกระดาษเป็นดิจิตอลไฟล์ด้วยการสแกนเอกสารสามารถช่วยจัดการเอกสารในสำนักงาน เราสามารถดูและใช้เอกสารที่เป็นดิจิตอลไฟล์แทนการปริ้นหรือถ่ายสำเนาเอกสาร เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในสำนักงาน ประโยชน์ของการสแกนเอกสารเป็นดิจิตอลไฟล์ 1. ประหยัดพื้นที่สำนักงานและสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี การจัดเก็บเอกสารกระดาษคุณต้องมีตู้เอกสาร มีพื้นที่ในการจัดวางตู้เอกสาร การสแกนเอกสารจะช่วยให้สำนักงานลดพื้นที่ในการจัดวางตู้และการจัดเก็บเอกสาร เพิ่มความสุขให้กับพนักงานเพราะการทำงานในสำนักงานที่เต็มไปด้วยตู้และกองเอกสาร ทำให้พนักงานรู้สึกเหมือนถูกฝังอยู่ในกองกระดาษ และยังมีปัญหาฝุ่นละอองที่เกิดจากกองเอกสารอีกด้วย 2. ประหยัดเวลา พนักงานประหยัดเวลาเป็นชั่วโมงในการหาเอกสาร การปริ้นเอกสาร การเดินไปส่งเอกสาร จากงานวิจัยพบว่าพนักงานใช้เวลาถึง 50% ในการค้นหาเอกสารกระดาษ พนักงานสามารถค้นหาเอกสารที่เป็นดิจิตอลภายในเวลา 1 – 2 นาที ทำให้สามารถเอาเวลาไปทำงานอื่นที่สร้างรายได้ช่วยทำให้บริษัทมีกำไรเพิ่มขึ้น 3. การจัดเก็บและอัพเดตจากส่วนกลาง ไฟล์เอกสารดิจิตอลทั้งหมดถูกจัดเก็บไว้ที่เดียวทุกคนสามารถเข้าถึงได้ พนักงานทุกคนรู้ว่าจะหาเอกสารและข้อมูลได้จากที่ไหน การอัพเดตเอกสารและข้อมูลสามารถทำได้ง่าย รวดเร็ว และตรวจสอบติดตามการเปลี่ยนแปลงของเอกสารได้ 4. แบ่งปันได้ง่าย ไฟล์เอกสารดิจิตอลช่วยให้ทีมงานและพนักงานแบ่งปันข้อมูลและบันทึกทางธุรกิจที่สำคัญได้อย่างสะดวกรวดเร็ว และช่วยเพิ่มความร่วมมือภายในองค์กร และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการถ่ายโอนเอกสารและแชร์เอกสารระหว่างลูกค้าและบุคคลภายนอก 5. […]

แนะนำ Joget Workflow

กระบวนการธุรกิจแบบดั้งเดิมเต็มไปด้วยการทำงานด้วยมือ (Manual Business Process) มีความผิดพลาดสูง ขาดประสิทธิ์ภาพ เต็มไปด้วยงานเอกสารที่ไม่จำเป็นจำนวนมาก ทำให้ค่าใช้จ่ายสูง และปรับเปลี่ยนได้ช้าไม่ทันกับความต้องการของตลาด อีกด้านหนึ่งการพัฒนา Enterprise Application แบบดั้งเดิมเพื่อมาปรับปรุง Business Process ต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญในการพัฒนา การเขียนโค้ดใช้เวลามาก เปลี่ยนแปลงและปรับปรุงยาก มีค่าใช้จ่ายในการดูแลสูง Joget Workflow เป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้ Business Users และ IT Professionals สามารถพัฒนา Digital Workflow และ Enterprise Web Application ได้อย่างรวดเร็ว พร้อมใช้งานทันทีบน Web และ Mobile แก้ไขปรับปรุงง่ายรวดเร็ว ช่วยลดต้นทุนการพัฒนาและช่วยปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิ์ภาพ Joget Workflow มีเครื่องมือประกอบด้วย 1. Process Builder คือเครื่องมือในการสร้าง Business Processes ที่สามารถทำผ่านหน้า Web Browser สามารถลากวาง (Drag […]

สร้างแอพจองห้องประชุมใน 30 นาทีด้วย Joget

ด้วยความสามารถของ Joget Workflow V6 เราสามารถสร้างแอพได้ภายใน 30 นาที โดยการลากวางและตั้งค่า โดยไม่ต้องเขียนโค้ด VDO สาธิตการสร้างแอพจองห้องประชุมใน 30 นาที

9 เหตุผลที่ต้องเลือก Implement Alfresco กับ B Circle

มีประสบการณ์ในการให้คำปรึกษาและพัฒนาระบบด้วย Alfresco มากกว่า 40 โครงการ รวมถึงระบบขนาดใหญ่ให้กับบริษัทมหาชนในตลาดหลักทรัพย์ และหน่วยงานราชการ เป็นบริษัทเดียวในประเทศไทยที่ได้รับเกียรติให้เข้าเป็นสมาชิก Alfresco Community Professional Services Network เป็นบริษัทเดียวในประเทศไทยที่ส่ง Developer ร่วมงานประชุมนักพัฒนาประจำปี Alfresco Developer Conference ในปี 2018 ที่ Lisbon Portugal และปี 2019 Edinburgh Scotland บริการ Professional Services ประกอบด้วย consult, implement, develop, maintenance, integration, migrate, upgrade and customization Solutions ของเราพัฒนาเป็น Module หรือ Extension ตามมาตรฐาน Alfresco Developer Framework ทำให้สามารถทำงานได้อย่างสมบูรณ์กับ Alfresco Community Edition และ […]

Top 3 Paperless Solutions

3 โซลูชั่นที่ช่วยสร้างองค์กรไร้กระดาษ (Paperless Organization) เปลี่ยนกระบวนการทำงานสู่ดิจิตอลทั้งกระบวนการ การสแกนเอกสาร (Document Scanning) ช่วยลดการทำสำเนาและทำงานบนกระดาษ เปลี่ยนการทำงานจากกระดาษเป็นการใช้ Digital File ระบบบริหารจัดการเอกสาร (Document Management) ช่วยในการจัดการ จัดเก็บ ควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง รักษาความปลอดภัย และการทำงานร่วมกัน ระบบ E-form และ Workflow Automation กำจัดกระดาษที่ต้นทางโดยการเปลี่ยนจาก Paper Forms เป็น Electronic Forms และปรับปรุงกระบวนทางธุรกิจให้รวดเร็วและคล่องตัว การเปลี่ยนกระบวนการทำงานจากการใช้กระดาษในทุกขั้นตอนให้กลายเป็นองค์กรไร้กระดาษที่กระบวนการทำงานเป็น Digital ทั้งกระบวนการ เป็นการพัฒนาอย่างเป็นขั้นตอนและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวไม่สามารถเกิดขึ้นได้ในระยะเวลาอันสั้นและไม่ใช่แค่การซื้อ Software องค์กรสามารถเริ่มจากการปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารจัดการเอกสารและกระบวนการทำงาน เพื่อหาวิธีการในการลดและกำจัดกระดาษออกจากกระบวนการทำงาน องค์กรสามารถเริ่มที่พื้นฐานก่อน คือ การจัดเก็บและบริหารจัดการเอกสาร การถ่ายสำเนา การจัดเก็บ และการแจกจ่ายเอกสาร โดยนำระบบสแกนเอกสารและระบบบริหารจัดการเอกสารเข้ามาช่วยในการลดกระดาษ เป็นต้น ขั้นตอนต่อไปองค์กรทำการวิเคราะห์กระบวนการทำงานว่ากระบวนการใดที่ใช้กระดาษในการทำงานมากสร้างความยุ่งยากและปัญหาให้กับพนักงานมากที่สุด เช่น เจ้าหนี้การค้า (accounts payable) ระบบเอกสารงานคุณภาพ (ISO) […]

ติดตั้ง Alfresco 6.1 บน Windows 10 ผ่าน Docker Compose

บทความนี้จะแนะนำขั้นตอนการติดตั้ง Alfresco 6.1 ผ่าน Docker compose โดยมี 5 ขั้นตอน ดังนี้ ติดตั้ง Docker for Windows ติดตั้ง Docker Compose สร้างไฟล์ docker-compose.yaml เปิด Terminal โดย cd เข้าไปในโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์ docker-compose.yaml  รันคำสั่ง docker-compose up รอให้ Server startup แล้วเข้าโปรแกรมผ่าน URL ดังนี้ Share (http://localhost:8080/share) Alfresco (http://localhost:8082/alfresco) API Explorer (http://localhost:8082/api-explorer) Solr (http://localhost:8083/solr) ActiveMQ (http://localhost:61616/admin) Beer Somnuk

ปัญหาของ Paper-based Organisation

ปัญหาขององค์กรที่มีกระบวนการทำงานด้วยกระดาษเป็นส่วนใหญ่ ซึ่งกระดาษรวมถึงอิเล็กทรอนิกส์ไฟล์ เช่น word, excel โดยการทำงานผ่าน share folder และ email โดยไม่มีระบบในการบริหารจัดการอิเล็กทรอนิกส์ไฟล์ ปัญหาของ Paper-based Organisation หาเอกสารไม่เจอะ!!! ไฟล์และเอกสารฉบับล่าสุดอยู่ไหน? Email มีไฟล์แนบเต็มไปหมดเลย ไฟล์ไหนละ? ตอนประชุม ทำไม่ไฟล์ที่แต่ละคนเอามาใช้มันคนละ Version? ฝ่ายผลิตหยิบไฟล์ผิด Version ไปทำงาน ทำให้งานเสียหายทั้ง lot !!! เดินส่งและเวียนเอกสารทั้งวัน!!! ไฟล์งานหายไปพร้อมกับพนักงานที่ลาออก!!! ไฟล์นี้ใช่ Version ล่าสุดไหม!!! ถามใครดี? แก้ไขมากี่ Version แล้ว? กระดาษท่วมโต๊ะ!!! เขียนใหม่เร็วกว่าหาไฟล์ Version ล่าสุดมาแก้ไข!!! อยากเห็นไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับโครงการนี้ทั้งหมดจะทำยังไง? หมดเวลาไปครึ่งวันเพื่อหาเอกสารแค่ชุดเดียว!!! เอกสารสำคัญหาย เกิดความสูญเสียทางธุรกิจ หาผู้รับผิดชอบก็ไม่ได้? จะแชร์ไฟล์กันทำงานอย่างไรให้ทำงานได้ง่ายและปลอดภัย? ไฟล์สำคัญเสียหายหมดเลย!!! แย่แล้วเผลอ save ไฟล์ ดันลืมทำ Version ก่อน save!!! ไม่สามารถค้นหาไฟล์เอกสารได้ง่ายเหมือนค้นหาใน […]

Electronic Records Management (ERM)? คืออะไร

ก่อนจะเข้าใจ ERM เราต้องเข้าใจก่อนว่า RM หรือ Record Management คืออะไร? RM คือ การจัดการอันมีประสิทธิภาพและเป็นระบบเพื่อควบคุมการสร้าง การรับ การเก็บรักษา การนำไปใช้งาน ของ Record รวมถึงกระบวนการ Capture และ รักษา หลักฐาน และ ข้อมูล เกี่ยวกับกิจกรรมทางธุรกิจและธุรกรรม (Transactions) แล้วบันทึก (Record) คืออะไร? Record คือข้อมูลที่ถูกสร้างขึ้น ข้อมูลที่ได้รับและถูกรักษาไว้เป็นหลักฐาน และข้อมูลขององค์กรหรือบุคคลที่ต้องดำเนินการและมีความรับผิดชอบตามกฎหมาย ปัจจุบันข้อมูลสำคัญขององค์กรนั้นอยู่ในรูปแบบไฟล์ หรือ อิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้นเราจึงเรียกว่า Electronic Records Management ผมขอสรุปสั้นๆ จำง่ายว่า  ERM คือ การบริการจัดการควบคุมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ พอเริ่มเข้าใจนิยามแล้วเราคงสงสัยต่อว่า เอกสารอิเล็กทรอนิกส์อะไรถือว่าเป็น Record ที่มีความสำคัญที่องค์กรต้องบริการจัดการอย่างเป็นระบบ และ Record ต่างจาก Document อย่างไร คำตอบ คือ […]

Alfresco DevCon 2018 Day 1 Platform and ADF

Alfresco จัดงานสัมมนาของนักพัฒนา Alfresco Developer Conference 2018 ที่ Lisbon, Portugal เมื่อวันที่ 17 – 18 มกราคม 2561 มีนักพัฒนาและ Partner จากทั่วโลกมาร่วมงาน มี Technical Session มากกว่า 60 หัวข้อตลอด 2 วัน บี เซอร์เคิล จากประเทศไทย ได้ส่งตัวแทน 2 ท่าน เข้าร่วมงานเพื่อ Update Technology ทิศทางการพัฒนา และ Road Map ของ Alfresco พร้อมแลกเปลี่ยนประสบการณ์กับ Alfresco Developer Community จากทั่วโลก Day 0 คือ วันก่อนเร่ิมงาน 1 วัน เป็นการจัดอบรม Alfresco Content Services (ACS) และ […]

1 2