ประโยชน์ของการสแกนเอกสารเป็นดิจิตอลไฟล์

การจัดการเอกสาร (Document Management) มีส่วนสำคัญในการเพิ่มประสิทธิผล (Productive) และลดต้นทุนของบริษัท ผลการสำรวจเมื่อปี 2012 แสดงให้เห็นว่าการทำงานของพนักงานสูญเสียประสิทธิภาพ 21.3% เนื่องจากการทำงานที่ใช้งานกระดาษ (paper-based) เป็นความท้าทายที่ธุรกิจต้องจัดการ “ในประเทศไทยจะสูญเสียประสิทธิภาพขนาดไหน ไปที่ไหนก็เห็นเอกสารกองเต็มสำนักงานไปหมด โดยเฉพาะหน่วยงานภาครัฐ” การเปลี่ยนเอกสารกระดาษเป็นดิจิตอลไฟล์ด้วยการสแกนเอกสารสามารถช่วยจัดการเอกสารในสำนักงาน เราสามารถดูและใช้เอกสารที่เป็นดิจิตอลไฟล์แทนการปริ้นหรือถ่ายสำเนาเอกสาร เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในสำนักงาน ประโยชน์ของการสแกนเอกสารเป็นดิจิตอลไฟล์ 1. ประหยัดพื้นที่สำนักงานและสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี การจัดเก็บเอกสารกระดาษคุณต้องมีตู้เอกสาร มีพื้นที่ในการจัดวางตู้เอกสาร การสแกนเอกสารจะช่วยให้สำนักงานลดพื้นที่ในการจัดวางตู้และการจัดเก็บเอกสาร เพิ่มความสุขให้กับพนักงานเพราะการทำงานในสำนักงานที่เต็มไปด้วยตู้และกองเอกสาร ทำให้พนักงานรู้สึกเหมือนถูกฝังอยู่ในกองกระดาษ และยังมีปัญหาฝุ่นละอองที่เกิดจากกองเอกสารอีกด้วย 2. ประหยัดเวลา พนักงานประหยัดเวลาเป็นชั่วโมงในการหาเอกสาร การปริ้นเอกสาร การเดินไปส่งเอกสาร จากงานวิจัยพบว่าพนักงานใช้เวลาถึง 50% ในการค้นหาเอกสารกระดาษ พนักงานสามารถค้นหาเอกสารที่เป็นดิจิตอลภายในเวลา 1 – 2 นาที ทำให้สามารถเอาเวลาไปทำงานอื่นที่สร้างรายได้ช่วยทำให้บริษัทมีกำไรเพิ่มขึ้น 3. การจัดเก็บและอัพเดตจากส่วนกลาง ไฟล์เอกสารดิจิตอลทั้งหมดถูกจัดเก็บไว้ที่เดียวทุกคนสามารถเข้าถึงได้ พนักงานทุกคนรู้ว่าจะหาเอกสารและข้อมูลได้จากที่ไหน การอัพเดตเอกสารและข้อมูลสามารถทำได้ง่าย รวดเร็ว และตรวจสอบติดตามการเปลี่ยนแปลงของเอกสารได้ 4. แบ่งปันได้ง่าย ไฟล์เอกสารดิจิตอลช่วยให้ทีมงานและพนักงานแบ่งปันข้อมูลและบันทึกทางธุรกิจที่สำคัญได้อย่างสะดวกรวดเร็ว และช่วยเพิ่มความร่วมมือภายในองค์กร และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการถ่ายโอนเอกสารและแชร์เอกสารระหว่างลูกค้าและบุคคลภายนอก 5. […]

สแกนเอกสารเป็นดิจิตอลทำไม และเทคโนโลยีสแกน 4.0 คืออะไร

องค์กรที่ลงทุนในระบบสแกนร้อยละ 60 สามารถคืนทุน (ROI) ได้ภายใน 12 เดือน องค์กรจะเลือกเทคโนโลยีสแกน 2.0 3.0 หรือ 4.0 ต่างกันอย่างไร เลือกเทคโนโลยีระดับไหนดี ลงทุนในระบบสแกนเอกสารคืนทุน (ROI) ได้ภายใน 12 เดือน องค์กรที่ลงทุนในระบบสแกนเอกสาร (Document Capture Solution) ร้อยละ 60 สามารถคืนทุน (ROI) ได้ภายใน 12 เดือน และร้อยละ 77 สามารถคืนทุน (ROI) ได้ภายใน 18 เดือน เป็นข้อมูลจากรายงาน “Paper Wars 2014 – Update from the Battlefield” โดย Association of Information and Image Management (AIIM) ประโยชน์ของการใช้ระบบสแกนเอกสารในองค์กร หมดปัญเอกสารกองเต็มออฟฟิศ หาย […]