Electronic Records Management (ERM)? คืออะไร

ก่อนจะเข้าใจ ERM เราต้องเข้าใจก่อนว่า RM หรือ Record Management คืออะไร? RM คือ การจัดการอันมีประสิทธิภาพและเป็นระบบเพื่อควบคุมการสร้าง การรับ การเก็บรักษา การนำไปใช้งาน ของ Record รวมถึงกระบวนการ Capture และ รักษา หลักฐาน และ ข้อมูล เกี่ยวกับกิจกรรมทางธุรกิจและธุรกรรม (Transactions) แล้วบันทึก (Record) คืออะไร? Record คือข้อมูลที่ถูกสร้างขึ้น ข้อมูลที่ได้รับและถูกรักษาไว้เป็นหลักฐาน และข้อมูลขององค์กรหรือบุคคลที่ต้องดำเนินการและมีความรับผิดชอบตามกฎหมาย ปัจจุบันข้อมูลสำคัญขององค์กรนั้นอยู่ในรูปแบบไฟล์ หรือ อิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้นเราจึงเรียกว่า Electronic Records Management ผมขอสรุปสั้นๆ จำง่ายว่า  ERM คือ การบริการจัดการควบคุมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ พอเริ่มเข้าใจนิยามแล้วเราคงสงสัยต่อว่า เอกสารอิเล็กทรอนิกส์อะไรถือว่าเป็น Record ที่มีความสำคัญที่องค์กรต้องบริการจัดการอย่างเป็นระบบ และ Record ต่างจาก Document อย่างไร คำตอบ คือ […]